Fragen und Antworten, Tipps und Tricks

Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen zur Künstleragentur- und Booking Software CAOS. Zudem bieten wir dir hier praktische Tipps und Tricks, wie du noch effektiver mit CAOS arbeiten kannst.

Vor dem Kauf

Da CAOS auf der Datenbanksoftware FileMaker Pro basiert, gelten deren aktuelle Systemvoraussetzungen (Windows und Mac OS X):


Technische Spezifikationen von FileMaker Pro
FileMaker Pro ist für PC und Mac erhältlich und besticht neben vielen Vorteilen insbesondere durch seine Betriebssicherheit und Benutzerfreundlichkeit. CAOS kann auch dezentral und in gemischten Netzwerken (Mac/PC) eingesetzt werden. Auch ein späterer Systemumstieg ist leicht möglich.
Ab 5 Arbeitsplätzen muss zusätzlich der FileMaker Server eingesetzt werden. Die Systemvorrausetzungen für den FileMaker Server findest du hier.

Technischen Spezifikationen von FileMaker 
FileMaker Pro

FileMaker Server


Monitorauflösung
Um alle Eingabemasken von CAOS vollständig anzuzeigen, muss dein Monitor eine Auflösung von mindestens 1280 x 800 Pixel darstellen können!

 

 

Ein Import deiner vorhandenen Adressen ist prinzipiell möglich, sofern die Daten weitgehend konsistent vorliegen.Das bedeutet konkret, dass du uns die Adressdaten in Form einer Excel-Datei zukommen lässt. Die Daten importieren wir dann ins CAOS. Manuelles Nacharbeiten ist in der Regel aber nicht zu vermeiden.

Eine Beispiel-Datei (Excel) stellen wir dir gerne zur Verfügung, damit du siehst, was wir benötigen. 

Wir machen gern ein Angebot.

Das wird sich nicht vermeiden lassen. Es sei denn, du kaufst ein komplett leeres CAOS und trägst alles von Hand selbst ein...
Jegliche Verarbeitung von Daten Dritter werden mittels eines Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (ADV) DSGVO-konform abgesichert.

Nein. Die CAOS Lizenzen werden "pro Kopf" und nicht pro Computer berechnet. D.h. du zahlst nur für die Anzahl der eingerichteten Accounts (= Mitarbeiter).

Wir telefonieren und sprechen Details sowie einen Installationstermin ab. Daraufhin bekommst du ein verbindliches Angebot. Nach Auftragserteilung und Installation erhältst du eine Rechnung. Ist die Zahlung erfolgt, erhältst du einen Registrierungs-Schlüssel, mit dem du CAOS auf deinen Namen, oder Firma lizenzieren kannst. Ab diesem Zeitpunkt verfügst du über unbegrenzte Nutzungsrechte.

Nachdem wir uns auf einen Termin verständigt haben, stehen wir in regelmäßigem Kontakt, um Details und Datenübergabe zu besprechen. 2 Tage vor der Installation musst du mir die Daten zur Verfügung stellen damit ich importieren kann (s.o.).

Du erhältst CAOS per Download. Die Installation beinhaltet das Einrichten der Software auf deinen Rechnern, sowie einer Schulung. Das kann vor Ort, oder per Fernwartung geschehen und nimmt  zwischen 4 und 6 Stunden in Anspruch.

Bei größeren Installationen, sollte dein(e) IT-Berater/in anwesend sein.

Nein! CAOS lässt sich auch über eine Fernwartungssoftware einrichten und anpassen. Allerdings gibt es Grenzen. Für umfangreichere Installationen empfehlen wir das Arbeiten vor Ort.

Kein Problem! Auch das ist möglich.

Mit Vertragsanpassung und Schulung vor Ort beträgt die Vorlaufzeit für gewöhnlich 2 - 8 Wochen.

Ja. Wir sind im Büro unter 0209-361 50 356 und via E-Mail gut erreichbar. Allerdings kann es vorkommen, dass ich dich zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen muss. Zum Beispiel, wenn ich mich in einer CAOS-Installation befinde.

Ja. Dafür gibt es unsere CAOS-Cloud. Euer CAOS wird dann auf hochperformanten Servern in Frankfurt über schnelle Internetanbindungen bereitgestellt und kann von überall (mit einer CAOS-Lizenz) geöffnet werden.

Ja. Per Klick lassen sich Tourplaneinträge in iCal oder Outlook übertragen. Über die sogenannte CalDAV-Schnittstelle, lassen sich die Einträge dann mit anderen Diensten (z.B. dem Google-Calendar) synchronisieren.

Übrigens transferiert CAOS nicht nur die Tourplaneinträge, sondern auch ein vollständiges Briefing. So kann der Künstler alle benötigten Infos online abrufen.

Darüber hinaus kannst du natürlich Daten aus CAOS in diversen Formaten exportieren und dann manuell in Online-Kalender, Homepages oder PHP-Sites importieren.

Das funktioniert sehr gut mit der für dich kostenfreien Software "Teamviewer"

Dafür ist allein dein lokaler EDV-Supporter zuständig. Ich kann dir nur bei Fragen im direkten Zusammenhang mit CAOS weiterhelfen.

Ja! CAOS ist upgradefähig. 

CAOS wird unentwegt weiterentwickelt, optimiert und mit neuen, nützlichen Funktionen ausgestattet. So kannst du für geringe Wartungs-Kosten von einer fortwährend bessere CAOS-Lösung profitieren.

Tipps und Tricks, Problembehebung

Um noch schneller mit CAOS arbeiten zu können bietet es sich an, Tastaturkürzel zu verwenden und somit "Mauskilometer" zu sparen. Hier eine Übersicht über die

Tastaturkürzel für Mac

Tastaturkürzel für PC

Unter Windows und FileMaker kann es passieren, dass plötzlich die Tastatureingabe von Umlauten nicht mehr gelingen will oder dass die Buchstaben Z und Y vertauscht sind. Ursache dafür ist, dass FileMaker aus unerfindlichen Gründen die Systemeinstellungen der Tastatur von Deutsch auf Englisch umschaltet.

Das erkennt man immer daran, dass in der Taskleiste unten rechts nicht mehr DE (vgl. Screenshot) sondern EN steht:


Lösung:
Rechtsklick in der Windows Task-Leiste auf das DE oder EN führt dich zu den Tastatureinstellungen:
(Alternativ gelangst du dorthin auch über die Systemsteuerung / Regions- und Spracheinstellungen /...)
Um das o.g. Problem dauerhaft zu beheben, löscht du hier die Englische Tastatur komplett über den Button „Entfernen“:




Anschliessen sollte nur noch „Deutsch“ vorhanden und das Icon in der Taskleiste verschwunden sein.




 

 

Der in CAOS integrierte und vordefinierte Etikettendruck basiert IMMER auf Avery Zweckform L7162 (99,1 x 33,9 mm, 8 x 2, 16 pro Seite).
Wenn du mal für eine besondere Versandaktion (z.B. kleine Postkarten oder große Flyer) ein anderes Etikettenformat benötigst, nimmst du am besten die kostenlose Software „Avery Zweckform DesignPro“ (erhältlich für Mac und PC) zu Hilfe.
Damit kannst du quasi jedes beliebige Etikettenformat bedrucken.
Und so bekommst du die Daten am schnellsten von CAOS in Design Pro (oder vergleichbare Lösungen):


1.Rufe in CAOS alle gewünschten Empfänger im Adressmodul auf (sortiere ggf. nach PLZ) und exportiere dann das Feld „Postanschrift komplett“ als .csv Datei:






2. Suche dir in „Design Pro“ das gewünschte Etikett aus und klicke auf „Use Blank“:





3.Platziere ein Textfeld für die Empfänger auf dem Etikett und klicke auf „Mail Merge“.
Zuvor kannst du das Etikett auch noch gestalten (Absender, Logo, Farben etc.)





4. Wähle die zuvor exportierte CSV-Datei und importiere die Empfänger.
Achtung: Der erste Empfänger wird ignoriert! Den musst du evtl. manuell nachlegen.